Quy trình thiết kế báo cáo thường niên không hề đơn giản như các ấn phẩm khác của doanh nghiệp. Bởi nó bao gồm nhiều bước, sự kết hợp của nhiều bộ phận, phòng ban, nhân sự. Nếu bạn đang tìm hiểu quy trình thiết kế báo cáo thường niên, hãy xem ngay 5 bước cơ bản dưới đây.
Mục lục
Bước 1: Định hướng làm báo cáo thường niên
Định hướng báo cáo thường niên hay còn gọi là đưa ra đề bài cho việc làm báo cáo thường niên. Điều này bao gồm các câu hỏi định hướng sau:
- Chủ đề của báo cáo thường niên là gì?
- Dung lượng bao nhiêu trang?
- Thuê làm trọn gói hay chỉ thuê lẻ từng hạng mục? Nếu thuê sẽ thuê đơn vị nào?
- Thời gian cần hoàn thành là khi nào?
- Ngân sách cho dự án này là bao nhiêu?
- Ai sẽ là người phụ trách chính cho dự án này?
Với những câu hỏi định hướng này, doanh nghiệp sẽ có một đề bài khá rõ ràng để có thể kiểm soát nội bộ cũng như đưa ra cho đơn vị thiết kế báo cáo thường niên.
Bước 2: Biên tập nội dung
Bước tiếp theo trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên là biên tập nội dung. Trong đó sẽ gồm 3 bước chính: lên khung sườn nội dung chính, tổng hợp dữ liệu bao gồm nội dung và hình ảnh, biên tập chi tiết, hiệu chỉnh và hoàn thiện.
Thứ nhất – lên khung sườn nội dung chính
Đây là bước đầu tiên trong quy trình biên tập nội của bất kỳ báo cáo nào. Xây dựng khung nội dung chính nhằm phân cấp, chia trang nội dung cho hợp lý. Sau đó là để các bộ phận khác cung cấp thông tin. Để lên khung nội dung này, doanh nghiệp cần tham khảo khung nội dung chuẩn của Bộ Tài Chính. Một số thông tin cơ bản gồm: giới thiệu, thư ngỏ, tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo của ban lãnh đạo, thành tích nổi bật, báo cáo tài chính,..
Thứ hai – Thu thập thông tin
Khi có nội dung chính, lúc này mỗi phần nội dung chính sẽ được chia xuống cho từng phòng ban, từng người có liên quan để thu thập dữ liệu đầy đủ, chính xác. Đặc biệt với dữ liệu báo cáo tài chính cần đảm bảo xác thực kỹ càng bởi đơn vị kiểm toán uy tín.
Thứ ba – biên tập nội dung chi tiết
Quá trình thu thập thông tin đầy đủ. Bước sau đó sẽ là biên tập nội dung chi tiết. Ở bước này cần đến một người có chuyên môn về biên tập để xử lý nội dung cho doanh nghiệp. Với báo cáo thường niên, văn phong cần đảm bảo rõ ràng, súc tích, hạn chế những thuật ngữ mang tính chuyên ngành vì sẽ gây khó hiểu cho người xem.
Bước 3: Chụp hình báo cáo thường niên
Bước tiếp theo trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên là chụp hình báo cáo thường niên.
Lý do cần đầu tư chụp hình báo cáo thường niên là vì:
- Hình ảnh phải minh hoạ chân thực với nội dung, giúp người đọc hình dung ngay nội dung.
- Hình ảnh phải chất lượng, không chỉ giúp thiết kế đẹp mà còn giúp chất lượng thiết kế được rõ nét.
Như vậy, để đảm bảo hai yếu tố trên doanh nghiệp cần lưu ý:
- Hợp tác với đơn vị chụp hình uy tín, chuyên nghiệp
- Cần lên kịch bản, ý tưởng chụp và concept chụp thật sát với khung nội dung đã có
- Đảm bảo việc chỉnh sửa hậu kỳ kỹ lưỡng trước khi đưa vào thiết kế.
Bước 4: Thiết kế báo cáo thường niên
Bước 4 trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên là thiết kế. Sau quá trình biên tập nội dung chi tiết và chụp hình, việc thiết kế sẽ được tiến hành. Quá trình thiết kế sẽ gồm 3 bước chính
Thứ nhất – thiết kế trang bìa
Bìa báo cáo thường niên rất quan trọng. Nó có vai trò quyết định ấn tượng đầu tiên của người xem. Mặt khác, bìa báo cáo sẽ quyết định phong cách tổng thể cho toàn cuốn. Vì vậy, thiết kế trang bìa sẽ được lưu tâm đầu tiên.
Thứ hai – thiết kế trang trong
Sau khi thống nhất được phong cách trang bìa, lúc này bộ phận thiết kế sẽ tiến hành thiết kế toàn bộ trang trong theo concept bìa. Điều quan trọng là nhất quán toàn bộ cuốn với những tín hiệu nhận diện thương hiệu để tạo nên sự nhận diện tốt cho doanh nghiệp.
Thứ ba – Thống nhất bản cuối
Bản cuối sẽ được thống nhất sau quá trình phản hồi – hiệu chỉnh liên tục từ hai phía: phía đơn vị thiết kế và phía khách hàng. Bản cuối cùng cần được đọc kỹ, chỉnh sửa liên tục từ những lỗi ngữ pháp, lỗi từ vựng, đến những lỗi nhỏ như dấu chấm, dấu phẩy trước khi bàn giao cho bộ phận in ấn.
Bước 5: In ấn và phát hành
Nếu doanh nghiệp có nhu cầu in ấn thì đây là bước cuối trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên. Doanh nghiệp nên nhờ tới sự tư vấn của đơn vị in ấn lâu năm để tư vấn về: công nghệ in, chất liệu giấy in, quy cách gia công để đảm bảo đáp ứng yêu cầu về chất lượng và ngân sách.
Kết luận, những bước trên nằm trong quy trình thiết kế báo cáo thường niên cơ bản. Dù bạn thuê đơn vị thiết kế nào thì sẽ vẫn dựa trên những bước trên để tiến hành. Hy vọng, bạn đã có cái nhìn tổng quan về quá trình làm tài liệu này.
>> Đọc thêm: thiết kế báo cáo thường niên
